บทที่7 ตัวแทนจำหน่ายการท่องเที่ยว

บทที่7

ตัวแทนจำหน่ายการท่องเที่ยว

แทรเวล เอเจนซี่ (travel agency)

ความหมายของทราเวลเอเจนซี่

ผู้เชี่ยวชาญทางอุตสาหกรรมการท่องเที่ยวให้ความสหมายของแทรเวลเอเจนซี่ไว้ดังนี้

Travel agency: a retail business authorized to sell travel products on behalf of vendors such as airlines, rail companies, and lodging establishments.

(foster, 1994:371)

แทรเวลเอเจนซี่ หมายถึงธุรกิจขายปลีกที่ได้รับอนุมัติให้ขายผลิตภัณฑ์ทางการท่องเที่ยวแทนผู้ประกอบการธุรกิจ เช่น สายการบิน สายการเดินเรือ บริษัทรถไฟ และสถานที่พักแรม

Travel agency: business that helps the public with their travel plans and needs.

(mancini, 2005:7)

บทบาทหน้าที่ของแทรเวลเอเจนซี่

1) จัดหาราคาหรืออัตราสินค้าทางการท่องเที่ยว

2) ทำการจอง

3) รับชำระเงิน

4) ทำการส่งบัตรโดยสารหรือเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการเดินทาง

5) ช่วยเหลือลูกค้าในการซื้อสินค้าและบริการทางการท่องเที่ยวอื่นๆ

6) ช่วยดำเนินการในการซื้อบัตรโดยสาร

7) ออกบัตรโดยสารเครื่องบินและเอกสารอื่นๆ

1. จัดหาราคาหรืออัตราสินค้าทางการท่องเที่ยว

แทรเวลเอเจนซี่มีหน้าที่จัดหาราคาต่างๆเช่นค่าบัตรโดยสารเครื่องบิน ราคาห้องพักของโรงแรม ราคารถเช่า ราคาทัวร์แบบเหมาจ่าย ราคาค่ารถไฟหรือรถประจำทาง ค่าประกันภัยเป็นต้น

2. ทำการจอง

หน้าที่ลำดับที่สองคือ ทำการจอง โดยทั่วไปการจองบัตรโดยสารเครื่องบินจะเกี่ยวข้องกับการวางแผนเส้นทางการบินและการต่อเครื่องบินจากจุดหนึ่งไปยังอีกจุดหนึ่ง ในการจองบัตรโดยสารเครื่องบินแทรเวลเอเจนซี่ต้องการข้อมูลต่าง ๆ ดังนี้

2.1จำนวนผู้โดยสารพร้อมชื่อและนามสกุล

2.2เบอร์โทรศัพท์

2.3ที่อยู่ทางไปรษณีย์

2.4ชื่อผู้จอง

2.5ข้อมูลความต้องการบริการพิเศษ

2.6วันที่ออกบัตรโดยสาร

2.7รูปแบบการชำระเงิน

3. รับชำระเงิน

แทรเวลเอเจนซี่ ที่ได้รับการรองรับจาก arc จะได้รับอนุญาติให้รับชำระเงินค่าบัตรโดยสารได้ทุก ๆ สัปดาห์ แทรเวลเอเจนซี่จะต้องส่งรายงานให้กับ arc เกี่ยวกับจำนวนบัตรโดยสารที่ขายและจำนวนเงินที่ได้รับจากการขายรายได้จากการขายบัตรโดยสารจะต้องนำเข้าบัญชีพิเศษที่เรียกว่า settlement account

1.ทำการส่งบัตรโดยสารหรือเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการเดินทาง

แทรเวลเอเจนซี่มีหน้าที่จัดส่งบัตรโดยสารหรือเอกสารเกี่ยวกับการเดินทางอย่างไรก็ตามโดยทั่วไปลูกค้าส่วนใหญ่มักจะไปรับบัตรโดยสารเอง

2.ช่วยเหลือลูกค้าในการซื้อสินค้าและบริการทางการท่องเที่ยวอื่นๆ

แทรเวลเอเจนซี่ส่วนใหญ่มีรายได้จากการขายสินค้าและบริการทางการท่องเที่ยวอื่นๆนอกเหนือจากการขายบัตรโดยสารเครื่องบิน สินค้าและบริการเหล่านั้นได้แก่

· ทัวร์แบบเหมาจ่าย(package tours)

· เรือสำราญ(cruises)

· โรงแรม(hotel)

· ค่าเช่ารถ(car rentals)

· ค่าทัศนาจร(sight-seeing excursions)

· ค่าโดยสารรถประจำทาง(bus transportation)

· ค่าประกันภัยในการเดินทาง(travel insurance)

· settleากการขายบัตรโดยสารจะต้องนำเข้าบัญชีพิเศษที่เรียกว่า์ แทรเวลเอเจนซี่จะต้อง ๆ ดังนี้

· ส้นทางการบินและการต่อเครื่องบินจากจุดหค่าโดยสารรถไฟ(rail transportation)

1.ช่วยดำเนินการในการซื้อบัตรโดยสาร

แทรเวลเอเจนซี่ ที่ไม่ได้เน้นการขายบัตรโดยสารเครื่องบินอาจไม่สามรถออกบัตรโดยสารเอง แต่จะซื้อบัตรโดยสารจากเอเจนซี่อื่น หรือจากสายการบิน

2.ออกบัตรโดยสารเครื่องบินและเอกสารอื่นๆ

ในสหรัฐอเมริกาการจะขายบัตรโดยสารเครื่องบินได้นั้นแทรเวลเอเจนซี่จะได้รับการรับรองจาก arc และการบัตรโดยสารเครื่องบินระหว่างประเทศจะต้องได้รับการรับรองจากIATAในการที่จะได้รับการรับรองเอเจนซี่ต้องมีคุณสมบัติดังนี้

1) มีผู้จัดการที่ทำงานเต็มเวลา ซึ่งมีคุณสมบัติตามที่arcต้องการ

2) จะต้องมีพนักงานอย่างน้อย 1 คน ที่มีประสบการณ์ในการออกบัตรโดยสารมาแล้วอย่างน้อย 1 ปีในช่วงเวลา3ปีที่ผ่านมา

3) จะต้องมีเงินประกัน หรือจดหมายรับรองสถานภาพการเงินซึ่งตรงตามเงื่อนไขของARC

ประโยชน์ของการใช้บริการของแทรเวลเอเจนซี่

· แทรเวลเอเจนซี่มีความชำนาญในการหาข้อมูลและการวางแผนท่องเที่ยว

· แทรเวลเอเจนซี่สามารถหาข้อเสนอหรือราคาที่ดีที่สุด

· แทรเวลเอเจนซี่ช่วยประหยัดเวลาและความลำบาก

· แทรเวลเอเจนซี่ช่วยแก้ไขปัญหาได้เมื่อเกิดข้อผิดพลาดหรือปัญหา

· แทรเวลเอเจนซี่รู้จักผู้ประกอบธุรกิจมากกว่า

· แทรเวลเอเจนซี่รู้จักแหล่งท่องเที่ยวดีกว่า

ประเภทของแทรเวลเอเจนซี่

เมื่อประมาณ3ทศวรรษที่ผ่านมา แทรเวลเอเจนซี่จะมีลักษณะคล้ายกันคือมีขนาดเล็กและเป็นธุรกิจของครอบครัวและให้บริการที่อยู่ในทำเลใกล้เคียงโดยมักจะขายผลิตภัณฑ์และบริการท่องเที่ยวหลากหลายประเภทโดยอาจสรุปได้ 4ประเภทคือ

1) แบบที่มีมาแต่เดิม( a conventional agency)

2) แบบที่ขายทางอินเตอร์เน็ต(online agencies)

3) แบบที่ชำนาญเฉพาะทาง(specialized agencies)

4) แบบที่ประกอบธุรกิจจากที่พัก(home based agencies)

I. แบบที่มีมาแต่เดิม

แทรเวลเอเจนซี่ ประเภทนี้มักขายผลิตภัณฑ์และบริการทางการท่องเที่ยวที่หลากหลายและเต็มรูปแบบเช่นขายบัตรโดยสารเครื่องบิน ที่พัก บริการเช่ารถ บัตรโดยสารรถไฟ เรือสำราญ โปรแกรมทัวร์แทรเวลเอเจนซี่พวกนี้อาจแบ่งย่อยได้อีกตามลักษณะการบริหารการจัดการ

1.1แทรเวลเอเจนซี่เป็นเครือข่าย

1.2แทรเวลเอเจนซี่แบบแฟนไชส์

1.3แทรเวลเอเจนซี่อาจเกี่ยวข้องกันในลักษณะของคอนซอเตียม

1.4แทรเวลเอเจนซี่แบบอิสระ

II. แบบที่ขายทางอินเตอร์เน็ต

แบบที่ขายทางอินเตอร์เน็ตเริ่มเกิดขึ้นเมื่อ10ปีที่ผ่านมาเอเจนซี่ประเภทนี้ประกอบธุรกิจผ่านทางอินเตอร์เน็ตและบางครั้งอาจให้คำปรึกษาทางโทรศัพท์บ้าง

III. แบบที่ชำนาญเฉพาะทาง

เอเจนซี่แบบอิสระ และแบบที่เป็นส่วนหนึ่งของคอนซอเตียม พบว่าอาจจะทำธุรกิจได้ดีขึ้นหากขายไปยังกลุ่มตลาดลูกค้าที่มีความต้องการเฉพาะทาง เช่น ตลาดนักธุรกิจ ตลาดเรือสำราญ ตลาดลูกคาระดับสูงเป็นต้น

IV. แบบที่ประกอบธุรกิจจากที่พัก

ในปัจจุบันที่ธุรกิจต่าง ๆสามารถทำได้โดยผ่านทางอินเตอร์เน็ต ผู้ประกอบการแทรเวลเอเจนซี่อาจจะปรับเปลี่ยนบ้านหรือที่พักเป็นสำนักงาน ซึ่งเป็นการประหยัดค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปยังสำนักงาน ละไม่ต้องใช้งบประมาณสูง

ประโยชน์ของการใช้บริการของบริษัท

1) ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย

ทัวร์ที่มีการวางแผนอย่างดี และจัดได้ดีจะทำให้นักท่องเที่ยวเดินทางไปยังแหล่งท่องเที่ยวและชมสถานที่ท่องเที่ยวโดยใช้เวลาอย่างเหมาะสมและได้รับความสะดวกสบาย

2) ประหยัดค่าใช้จ่าย

บริษัททัวร์มีบทบาทเป็นผู้ขายส่ง โดยจะมีการซื้อสินค้าทางการท่องเที่ยวในปริมาณมาก เช่น มีการจองห้องพักและที่นั่งโดยสารเครื่องบินในปริมาณมากเพื่อมาทำโปแกรมทัวร์

3) ได้ความรู้

จากการศึกษานักท่องเที่ยวที่เดินทางกับบริษัททัวร์พบว่า นักท่องเทียวกล่าวถึงว่าได้ความรู้เป็นประเด็นสำคัญในการเดินทางกับบริษัททัวร์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งมัคคุเทศก์ที่ดีมีความสามารถถ่ายทอดความรู้ได้มากกว่าอ่านหนังสือนำเที่ยว

4) ได้เพื่อนใหม่

นักท่องเที่ยวที่ซื้อโปรแกรมทัวร์ประเภทเดียวกันมักจะมีความสนใจที่เหมือนกานและมีสถานภาพทางเศษฐกิจและสังคมในระดับใกล้เคียงกัน

5) ได้ความสบายใจและรู้สึกปลอดภัย

นักท่องเที่ยวที่ซื้อโปรแกรมทัวร์ไปยังสถานที่ต่างๆที่ที่ไม่คุ้นเคยอาจจะทำให้ขาดความมั่นใจและเกรงว่าจะไม่ปลอดภัย การเดินทางไปกับทัวร์จะทำให้รู้สึกสบายใจว่ามีมัคคุเทศน์คอยดูแลและรู้สึกปลอยภัย

6) ไม่มีทางเลือกอื่น

บางครั้งการเดินทางท่องเที่ยวในช่วงเทศกาลสำคัญอาจจะทำให้หาที่พักได้ยากนักท่องเที่ยวจึงหันมาซื้อโปรแกรมทัวร์เนื่องจากบริษัททัวร์มักจะมีห้องพักที่จองไว้แล้วเนื่องจากบริษัททัวร์มักจะมีการจองห้องเป็นจำนวนมาก

ประเภทของทัวร์

ทัวร์แบบเหมาจ่ายแบ่งเป็นประเภทใหญ่ๆได้3ประเภท

· ทัวร์แบบอิสระ(independent tour)

· ทัวร์แบบไม่มีผู้นำเที่ยว(hosted tour)

· ทัวร์แบบมีผู้นำเที่ยว(escorted tour)

1. ทัวร์แบบอิสระ(independent tour)

เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการเดินทางทอ่งเที่ยวแบบอิสระ ส่วนใหญ่จะประกอบด้วยที่พักในโรงแรม บัตรโดยสารเครื่องบิน และการบริการรถรับส่งจากสนามบินหรือรถเช่าทัวร์แบบอิสระจะทำให้นักท่องเที่ยวมีเสรีที่จะวางแผนกิจกรรมต่างๆ

2. ทัวร์แบบไม่มีผู้นำเที่ยว(hosted tour)

หมายถึง โปรแกรมทัวร์แบบเหมาจ่ายที่ได้รับการบริการจากตัวแทนของบริษัททัวร์ ณแหล่งท่องเที่ยว ตัวแทนบริษัททัวร์จะเข้ามาพบนักท่องเที่ยวเพื่อให้คำแนะนำหรือให้คำปรึกษาในเวลาที่กำหนดไว้ในแต่ละวัน

3. ทัวร์แบบมีผู้นำเที่ยว(escorted tour)

หมายถึงโปรแกรมทัวร์แบบเหมาจ่ายที่รวมบริการของมัคคุเทศก์ตลอดเส้นทางทัวร์ประเภทนี้นักท่องเที่ยวจะเดินทางเป็นกลุ่มโดยจะมีมัคคุเทศก์ร่วมเดินทางไปด้วย ทัวร์ประเภทนี้เป็นที่นิยมมากสำหรับผู้ที่เดินทางไปต่างประเทศเป็นครั้งแรก

บริษัทรับจัดการประชุม

เนื่องจากตลาดการประชุมทั้งในและนอกประเทศมีการเติบโตสูงในช่วง20ปีที่ผ่านมาจึงได้เกิดธุรกิจใหม่ที่ให้การบริการด้านการจัดการประชุมซึ่งธุรกิจนี้เป็นผู้จัดจำหน่ายที่สำคัญของธุรกิจโรงแรม

บริษัทรับจัดการประชุมมีหน้าที่ดังนี้

v เลือกสถานที่สำหรับการประชุม

v จองห้องพัก

v จองห้องประชุม และอุปกรณ์สำหรับการประชุม

v ดำเนินการวางแผนด้านอาหารและเครื่องดื่ม

v ประสานงานกับผู้จัดการประชุมของโรงแรมและสถานที่จัด

v ประสานงานกับวิทยากรหรือผู้รับเชิญ

v ดำเนินการวางแผนด้านการรักษาความปลอดภัยหรือแก้ไขวิกฤต

v บริการด้านการเดินทางและขนส่ง

v ประเมินผลงานเมื่อการประชุมสิ้นสุดลง